Ausleihe (Add-on)

Schulbücher, Bücher der Schulbibliothek und Geräte wie iPads verleihen und die Rückgabe im Blick behalten. Die Verwaltung liegt unter Verwaltung - Ausleihe, Eltern, Schüler und Personal sehen ihre eigenen Ausleihen unter Meine Ausleihen.

Die Ausleihe ist ein optionales Add-on (+ 190 € je Schuljahr, nicht Teil des Pakets „Alles drin“) und kann zu jedem Tarif zugebucht werden.

Einschalten

Nach der Buchung ist die Ausleihe noch aus. Ein Admin schaltet sie unter Verwaltung - Einstellungen im Reiter Funktionen ein. Dabei erscheint ein Hinweis, denn mit der Ausleihe speichert die Schule, wer welchen Gegenstand geliehen hat; das Einschalten ist deine Weisung an Schulwirken im Sinne des Auftragsverarbeitungsvertrags. Der Vorgang steht im Aktivitätsprotokoll.

Wer ohne Admin-Rolle mitarbeiten soll, bekommt das Verwaltungsrecht Ausleihe (Verwaltung - Benutzer). So kann etwa die Schulsekretärin oder ein Bücherei-Team aus der Elternschaft Bestand, Ausgabe und Rückgabe bearbeiten. Beträge von Ersatzforderungen sehen nur Admins sowie Lehrkräfte und Verwaltung mit diesem Recht.

Bestand und Etiketten

Im Reiter Bestand legst du Titel an: Schulbuch, Bibliothek oder Gerät, mit Autor, Verlag, ISBN, Fach, Jahrgängen und Nutzungsdauer. Zu jedem Titel gehören Exemplare, einzeln oder mehrere auf einmal. Jedes Exemplar hat eine lesbare Nummer (frei wählbar, auch eine vorhandene Inventarnummer) und einen QR-Code, dazu optional Seriennummer, Zustand, Anschaffungsjahr und -preis.

Die Etiketten druckst du als A4-Bogen mit QR-Code, Nummer und Kurztitel. Du kannst die erste freie Position angeben, um einen angebrochenen Bogen weiterzuverwenden. Ist unter Einstellungen → Schule ein Logo hinterlegt, kannst du es beim Drucken mit auf die Etiketten setzen (Schalter „Schul-Logo aufdrucken“); der QR-Code bleibt unverändert. Ausgemusterte Exemplare werden mit Grund (Verlust, Defekt, veraltet) ausgesondert und bleiben in der Statistik.

Ausgabe und Rückgabe

An der Ausleihtheke scannst du den QR-Code oder tippst die Nummer ein. Ein USB-Handscanner funktioniert wie eine Tastatur. Auf Smartphone und Tablet liest die Kamera den Code, dafür braucht der Browser die Erlaubnis für die Kamera.

Ausgeben: Person wählen (Kind oder Personal) und, wenn nötig, den Rückgabetermin ändern. Die Frist ergibt sich aus der Art: bei Büchern der Schulbibliothek die eingestellte Leihfrist, bei Geräten die Gerätefrist oder keine, bei Schulbüchern der Schuljahresabschluss im letzten Nutzungsjahr.
Zurücknehmen: Zustand bei Rückgabe und eine Bemerkung festhalten.
Verlängern: mit neuem Termin.

Ein Exemplar kann immer nur an eine Person gleichzeitig ausgeliehen sein. Wird die Nummer einer anderen Schule gescannt, meldet Schulwirken, dass sie nicht zu dieser Schule gehört.

Klassenweise ausgeben

Zum Schuljahresstart gibt die Klassenansicht die Bücher einer Klasse am Stück aus oder nimmt sie zurück: Kind wählen, Exemplare scannen, weiter zum nächsten Kind. Eine Übersicht zeigt je Kind, was noch fehlt.

Bücherlisten

Unter Bücherlisten legst du je Jahrgang fest, welche Schulbücher dazugehören und ob sie ausgeliehen werden oder als Eigenanteil von den Eltern zu besorgen sind. Eine Liste lässt sich aus einem anderen Jahrgang übernehmen. Eltern sehen die Liste für ihr Kind. Schulwirken rechnet keinen Eigenanteil aus; welche Regeln gelten, bestimmen Land und Schulträger.

Erinnerungen und Verlängern

Vor dem Fälligkeitstag erinnert Schulwirken per Push und E-Mail, an die Eltern, das Schülerkonto des Kindes oder bei eigenen Ausleihen das Personal. Wie viele Tage vorher, stellst du im Reiter Einstellungen ein. Wer nicht benachrichtigt werden will, schaltet die Art „Ausleihe“ im Profil ab.

Unter Meine Ausleihen können Eltern und Schüler Bibliotheksbücher selbst verlängern, bis zur eingestellten Zahl von Verlängerungen, und nur, wenn niemand vorgemerkt hat und nichts überfällig ist.

Vormerken

Sind alle Exemplare eines Bibliotheksbuchs ausgeliehen, kannst du Personen vormerken. Wird ein Exemplar zurückgegeben, wird es für die erste Vormerkung zurückgelegt und die Person benachrichtigt. Holt sie es nicht innerhalb der Abholfrist von sieben Tagen ab, rückt die nächste nach.

Schäden, Verlust und Ersatzforderung

Bei Schaden oder Verlust legst du im Reiter Forderungen eine Ersatzforderung an. Als Betrag wird der Zeitwert vorgeschlagen (Anschaffungspreis anteilig nach Nutzungsdauer); du kannst ihn frei ändern. Daraus entsteht eine Zahlungsaufforderung als PDF mit GiroCode, die du ausdruckst oder per E-Mail an die Eltern schickst. Empfänger ist standardmäßig die Zahlungsangabe der Schule; für die Ausleihe kann ein Admin unter Verwaltung - Einstellungen im Reiter Zahlungen einen eigenen Empfänger hinterlegen, zum Beispiel den Schulträger. Alle anderen sehen dort nur den Namen des geltenden Empfängers.

Schulwirken wickelt keine Zahlung ab und gleicht keine Zahlung ab. Den Status Offen, Bezahlt oder Erlassen setzt du selbst.

Auswertung und Schuljahresende

Die Auswertung zeigt je Titel Bestand, Ausgeliehenes, Überfälliges, Beschädigtes und Ausgesondertes. Der Reiter Bedarf rechnet für ein Zieljahr aus, wie viele Exemplare je Titel gebraucht werden, wie viele bei den Kindern bleiben und was fehlt. Der Reiter Schuljahresende listet, was bis zum Rückgabetermin zurück muss und was beim Kind bleibt (mehrjährige Bücher).

Datenschutz und Löschfrist

Abgeschlossene Ausleihen und erledigte Forderungen löscht Schulwirken nach einer Frist, die du unter Verwaltung - Datenschutz einstellst (Vorgabe 12 Monate). Offene Ausleihen und offene Forderungen werden nie gelöscht. Solange ein Kind noch Gegenstände geliehen hat, lässt es sich nicht endgültig löschen; beim Abgang warnt Schulwirken.

Weitere Fragen? Schreib uns an hallo@schulwirken.de.