Schulwirken wird laufend weiterentwickelt. Hier steht, was sich mit jedem Update geändert hat, so wie es auch in der App angekündigt wird.
Mit der Raumplanung verwaltest du Räume und Ressourcen wie Tablet-Koffer, siehst die Belegung aus dem Stundenplan und lässt das Personal freie Zeiten buchen, auf Wunsch mit Freigabe. Sie gehört zum Grundumfang: Du schaltest sie unter Verwaltung → System → Einstellungen im Reiter Funktionen ein und legst Räume unter Verwaltung → Stammdaten → Räume & Ressourcen an, per CSV-Import oder aus den Raumtexten im Stundenplan.
Schulleitung
Unter Räume findest du freie Räume und buchst sie pro Stunde oder Uhrzeit, auch als Serie. Mit dem Verwaltungsrecht Raumplanung pflegst du außerdem Verwaltung → Stammdaten → Räume & Ressourcen und gibst Anfragen im Reiter Freigaben frei.
Verwaltung
Unter Räume siehst du, wann ein Raum durch den Stundenplan belegt ist, suchst einen freien Raum für eine Stunde und buchst ihn pro Stunde oder Uhrzeit, auch als Serie. Beim Termin oder Sprechtag wählst du den Raum aus der Liste, er wird gleich reserviert. Deine Buchungen stehen auch im Kalender.
Lehrkräfte
Mit dem neuen Add-on Ausleihe verleihst du Schulbücher, Bibliotheksbücher und Geräte wie iPads: Bestand mit QR-Etiketten, Ausgabe und Rückgabe per Scan, Bücherlisten je Jahrgang und Erinnerung vor der Rückgabe. Du buchst es unter Abonnement und schaltest es danach unter Verwaltung → System → Einstellungen im Reiter Funktionen ein.
Schulleitung
Unter Verwaltung → Organisation → Ausleihe pflegst du den Bestand, druckst QR-Etiketten und gibst Bücher und Geräte an der Ausleihtheke aus und nimmst sie zurück. Zum Schuljahresstart geht das klassenweise, bei Schäden legst du eine Ersatzforderung mit Zahlungsaufforderung an.
Verwaltung
Unter Meine Ausleihen siehst du, was du selbst geliehen hast, und im Reiter Meine Klassen, welche Bücher und Geräte die Kinder deiner Klassen noch haben und was überfällig ist.
Lehrkräfte
Unter Meine Ausleihen siehst du, welche Schulbücher, Bibliotheksbücher und Geräte dein Kind geliehen hat und bis wann sie zurück müssen. Vor der Rückgabe erinnert dich Schulwirken, Bücher der Schulbibliothek verlängerst du selbst.
Eltern
Unter Meine Ausleihen siehst du, was du geliehen hast und bis wann es zurück muss. Vor der Rückgabe bekommst du eine Erinnerung, Bücher der Schulbibliothek verlängerst du selbst.
Schüler
Schulwirken rechnet für neue Verträge je Schuljahr (1. August bis 31. Juli) ab, mit fünf Tarifen nach Schülerzahl und einem Paketpreis für alle Add-ons. Unter Abonnement siehst du deinen Tarif und bestellst Tarif und Add-ons direkt. Für bestehende Verträge gelten die bisherigen Preise bis zum 31.07.2028.
Schulleitung
Erreicht deine Schule die Schülerzahl ihres Tarifs, kannst du noch bis zu 10 % mehr Kinder anlegen. Schulwirken weist dich dann auf den nächsten Tarif hin, statt das Anlegen zu sperren.
Schulleitung
Unter Verwaltung → System → Einstellungen schaltest du die automatische Übersetzung für deine Schule ein. Eltern und Schüler wählen dann im Profil ihre Sprache und sehen Elternbriefe übersetzt, mit Umschalter auf das verbindliche deutsche Original. Auf Wunsch übersetzt der Chat einzelne Nachrichten auf Knopfdruck, und Freitext-Antworten auf Rückläufer lassen sich ins Deutsche übersetzen.
Schulleitung
Unter Verwaltung → System → Verträge findest du die Vertragsunterlagen deiner Schule zum Herunterladen. Neue Fassungen, etwa des Auftragsverarbeitungsvertrags, nimmst du dort direkt für die Schule an, Ausdrucken und Zurückschicken ist nicht mehr nötig. Du bekommst danach eine Bestätigung mit dem Dokument per E-Mail.
Schulleitung
Unter Verwaltung → System → Datenschutz stehen jetzt Löschfristen für alle Bereiche, vorbelegt nach der VO-DV I NRW. Bitte prüfe sie in den nächsten 30 Tagen, danach löscht Schulwirken alte Daten nachts nach diesen Fristen. Die Seite zeigt dir vorher, wie viele Einträge betroffen wären.
Schulleitung
Unter Verwaltung → Stammdaten → Kinder markierst du den Abgang eines Kindes, unter Klassen schließt du eine Abgangsklasse ab. Abgänger zählen nicht mehr zur Schülerzahl und verschwinden aus Klassenlisten und Auswahllisten, ihre Daten werden nach der Abgänger-Frist gelöscht. Kinder und Klassen mit Schuldaten lassen sich nicht mehr löschen, stattdessen bietet Schulwirken den Abgang an.
Schulleitung
Klassenbuch, Vorkommnisse und Zeugnisse löscht Schulwirken nie von selbst. Unter Verwaltung → System → Aussonderung erscheinen sie, kurz bevor ihre Aufbewahrungsfrist abläuft. Du lädst dort ein Archiv-PDF herunter und löschst die Daten danach selbst.
Schulleitung
Unter Verwaltung → System → Datenschutz lädst du für ein Konto oder ein Kind alle gespeicherten Daten als ZIP herunter, etwa für eine Auskunft nach Art. 15 DSGVO. Prüfe den Bericht vor der Herausgabe auf Angaben zu Dritten. Chat-Inhalte stehen darin nur als Metadaten, den vollen Text erhält jede Person über die Selbstauskunft im Profil.
Schulleitung
Im Profil unter Meine Daten lädst du alle Daten, die Schulwirken über dich speichert, als ZIP-Datei herunter, mit einem lesbaren Bericht und deinen Anhängen.
LehrkräfteVerwaltungElternSchüler
Unter Verwaltung → System → Einstellungen schaltest du das neue Schwarze Brett für deine Schule ein. Dort hängen Lehrkräfte und Verwaltung Aushänge für die ganze Schule, einzelne Klassen oder das Kollegium auf, auf Wunsch auch Eltern mit Freigabe. Danach richtest du unter Verwaltung → System → Bildschirme Monitore im Schulhaus ein, die Aushänge und Termine zeigen.
Schulleitung
Unter Schwarzes Brett hängst du Aushänge für die ganze Schule, einzelne Klassen oder das Kollegium auf, mit Kategorie, Anhängen und Bild. Jeder Aushang läuft nach dem von dir gewählten Datum ab, standardmäßig nach 30 Tagen. Wer Push oder Mail zu neuen Aushängen möchte, schaltet das im Profil ein.
SchulleitungLehrkräfteVerwaltung
Aktuelle Aushänge der Schule und deiner Klassen findest du jetzt unter Schwarzes Brett. Darf deine Schule es, reichst du auch selbst einen Aushang ein, der nach der Freigabe erscheint. Im Profil stellst du ein, ob du bei neuen Aushängen eine Push-Nachricht oder Mail bekommen möchtest.
Eltern
Aktuelle Aushänge der Schule und deiner Klasse findest du jetzt unter Schwarzes Brett.
Schüler
Unter Bildschirme richtest du Monitore im Schulhaus ein, die Aushänge vom Schwarzen Brett und die Termine des Tages selbst aktualisiert anzeigen. Du koppelst einen Bildschirm einmal mit einem Code, wählst die Kacheln und die Klassen und kannst ihn jederzeit sperren. Ein Laufband mit kurzen Hinweisen läuft bis zu einem Tag deiner Wahl. Aushänge erscheinen nur mit dem Häkchen Auf Monitoren zeigen, ohne Namen und Bilder.
SchulleitungVerwaltung
Unter Bildschirme zeigst du den Vertretungsplan von heute und vom nächsten Schultag auf Monitoren im Schulhaus, selbst aktualisiert und ohne Anmeldung am Gerät. Du legst fest, ob Namen, Notizen und die ersetzte Lehrkraft erscheinen, und kannst einen Bildschirm jederzeit sperren. Gründe von Abwesenheiten werden nie angezeigt.
SchulleitungVerwaltung
Unter Verwaltung → System → Schwarzes Brett kannst du Kommentare unter Aushängen erlauben. Danach schaltest du sie je Aushang mit dem Haken „Kommentare erlauben“ ein. Wer den Aushang sehen darf, kann kurz antworten und eigene Kommentare bearbeiten und löschen. Die Verfasser des Aushangs sowie Admins und alle mit dem Recht „Schwarzes Brett“ dürfen jeden Kommentar entfernen. Gemeldete Kommentare sind sofort ausgeblendet und landen unter „Gemeldet“ zur Prüfung.
SchulleitungVerwaltung
Ist ein Kind mehrere Tage abwesend, steht das unter Abwesenheiten jetzt in einer Zeile, etwa „12.10. - 14.10.2026 (3 Tage)“. Bestätigen, Ablehnen, Ändern und Stornieren gelten immer für die ganze Meldung.
SchulleitungLehrkräfteVerwaltung
Oben in der Leiste führt dich das ? direkt zur passenden Anleitung im Handbuch, zum Beispiel zum Klassenbuch, wenn du gerade im Klassenbuch bist. Dort findest du auch eine Suche über alle Themen.
SchulleitungLehrkräfteVerwaltungElternSchüler
Kommt ein Kind früher zurück oder wurde etwas falsch eingetragen, änderst du die Abwesenheit unter Abwesenheiten mit dem Stift oder stornierst sie. Jede Änderung steht mit Datum und Namen beim Eintrag, und die Eltern bekommen Bescheid.
SchulleitungLehrkräfteVerwaltung
Kommt dein Kind früher zurück, gib der Schule Bescheid: Sie passt die Abwesenheit an, und du bekommst eine Nachricht. Was geändert wurde, siehst du unter Abwesenheiten direkt beim Eintrag.
Eltern
Unter Dokumente liegen Protokolle, Konzepte, Formulare und Verträge deiner Schule an einem Ort, mit Ordnern, Rechten je Ordner und allen früheren Fassungen. Speicher, Papierkorb und Aufbewahrungsfristen findest du unter Verwaltung → Dokumente.
Schulleitung
Unter Dokumente findest du die Ablage deiner Schule mit allen Ordnern, die für dich freigegeben sind. Dateien öffnen sich direkt in der App, und Protokolle schreibst du als Seite ganz ohne Office.
LehrkräfteVerwaltung
In den Ordnern deiner Klassen kannst du einen Abgabeordner einrichten, etwa für Einverständniserklärungen oder Atteste. Eltern oder Schüler laden dort hoch, und du siehst je Kind, was noch fehlt.
Lehrkräfte
Unter Dokumente findest du Formulare und Ordnungen deiner Schule. Gibt die Schule einen Abgabeordner frei, lädst du dort zum Beispiel eine unterschriebene Einverständniserklärung hoch.
ElternSchüler
Öffnest du eine Datei, zeigt Präsentieren sie im Vollbild, ohne Menü und Benachrichtigungen. Unter Unterricht → Bildschirm koppeln verbindest du dich mit einem Fernseher, Beamer oder einer digitalen Tafel: Dort die angezeigte Adresse öffnen, Code eingeben, und dein Gerät wird zur Fernbedienung.
SchulleitungLehrkräfteVerwaltung
Word-, PowerPoint- und Excel-Dateien in Nachrichten, Chat und Hausaufgaben öffnen sich jetzt direkt in der App, ohne Download.
SchulleitungLehrkräfteVerwaltungElternSchüler
Ganz oben im Chat findest du jetzt Notizen. Dort legst du Texte, Fotos, Dateien und Sprachnachrichten nur für dich ab. Mit dem Lesezeichen an einer Nachricht speicherst du sie dort.
SchulleitungLehrkräfteVerwaltungElternSchüler
Unter Verwaltung → Datenschutz legst du fest, nach welcher Zeit Abwesenheiten, Nachrichten, Chats, Vertretungen und das Aktivitätsprotokoll automatisch gelöscht werden. Dort trägst du auch Anschrift, Datenschutzbeauftragte und Aufsichtsbehörde deiner Schule ein. Beides erscheint in der Datenschutzerklärung.
Schulleitung
Im Kalender stehen jetzt auch Termine, die nur deine Klasse betreffen, etwa Elternabende oder Ausflüge. Termine anderer Klassen siehst du nicht mehr.
ElternSchüler
Unter Verwaltung → Termine kannst du einen Termin jetzt auf eine oder mehrere Klassen beschränken. Dann sehen ihn nur deren Eltern und Schüler sowie das Kollegium.
SchulleitungLehrkräfteVerwaltung
Halte das Mikrofon gedrückt, um eine Sprachnachricht aufzunehmen, oder tippe es an und sende, wenn du fertig bist. Über die Büroklammer schickst du ein Foto direkt aus der Kamera, Bilder, Dateien oder eine Umfrage.
SchulleitungLehrkräfteVerwaltungElternSchüler
PDFs, Arbeitsblätter, Tabellen und Sprachaufnahmen öffnen sich jetzt direkt in Schulwirken, ohne Download. Mit Zurück bist du wieder auf der Seite, von der du kamst.
SchulleitungLehrkräfteVerwaltungElternSchüler
An Hausaufgaben kannst du jetzt Dateien anhängen, etwa ein Arbeitsblatt als PDF oder ein Foto von der Tafel. Eltern und Schüler öffnen sie direkt in der App.
Lehrkräfte
Hängt die Lehrkraft ein Arbeitsblatt oder eine andere Datei an die Hausaufgabe, kannst du sie jetzt direkt in Schulwirken öffnen.
ElternSchüler
Meldet ein Elternteil sein Kind krank, bekommst du jetzt Bescheid. Abwesenheiten kannst du auch selbst eintragen, und Liste wie neue Nachrichten starten mit deiner eigenen Klasse.
Lehrkräfte
Ruft ein Elternteil an, kannst du die Abwesenheit jetzt selbst eintragen. Sie ist sofort bestätigt, und die Eltern bekommen Bescheid. Neue Krankmeldungen von Eltern werden dir gemeldet.
SchulleitungVerwaltung
Trägt die Schule eine Abwesenheit für dein Kind ein, zum Beispiel nach deinem Anruf, bekommst du jetzt Bescheid und siehst sie unter Abwesenheiten.
Eltern
Mails und Push-Nachrichten nennen keine Namen und Inhalte mehr, sondern nur, dass es in Schulwirken etwas Neues gibt. So steht nichts Persönliches auf dem Sperrbildschirm. Die Details siehst du in der App.
SchulleitungLehrkräfteVerwaltungElternSchüler
Du hast eine Idee für eine neue Funktion? Schreib uns an hallo@schulwirken.de.